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Segnalazione di violazioni – Whistleblowing

1. Premessa Il presente atto organizzativo stabilisce e regola le modalità operative con cui l’Agenzia Generale dà attuazione alle previsioni di cui al D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 (intitolato “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”) in materia di “whistleblowing”, conformemente a quanto previsto dalle linee guida ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023. In particolare, il presente atto organizzativo ha la finalità di descrivere e disciplinare: 1. I soggetti segnalanti e le forme di tutela nei confronti degli stessi e degli altri soggetti coinvolti; 2. Il perimetro oggettivo e il contenuto della segnalazione; 3. I canali previsti dal D. Lgs. n. 24/2023 e messi a disposizione del whistleblower per la denuncia di presunte anomalie o violazioni (comportamenti, atti od omissioni), anche solo potenziali, di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono gli interessi pubblici o l’integrità dell’Agenzia Generale, commesse da dipendenti, dirigenti, membri degli organi sociali o terzi e di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo; 4. Il processo interno di ricezione e di gestione della segnalazione effettuate dai whistleblower approntato dall’Agenzia Generale. Il presente atto organizzativo si applica a Fenice snc di Bruzio Luigi Francesco e De Marco Dario, Agenzia Generale di Generali Italia di Cosenza Piazza dei Bruzi. Il documento è approvato con determina dell’Agente Generale, al fine di garantirne la massima diffusione, viene inviato ai suoi dipendenti e collaboratori ed affisso in luogo accessibile a tutti e pubblicato sul sito internet aziendale. L’Agenzia Generale, inoltre, intende promuovere opportune attività di formazione del proprio personale dipendente e autonomo, per assicurare la consapevolezza e la corretta interpretazione del procedimento di segnalazione adottato. 1.1 AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO 1.2 I soggetti segnalanti (“whistleblower”) Ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023, il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti: – lavoratori dipendenti (qualunque tipologia contrattuale) dell’Agenzia Generale e coloro che operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato; – lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Agenzia Generale (es. subagenti o produttori); – volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Agenzia Generale; 4 – persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate, in via di mero fatto, presso l’Agenzia Generale; – soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con l’Agenzia Generale (ad esempio clienti, fornitori, consulenti). Le segnalazioni possono riguardare i seguenti soggetti: – dipendenti e/o dirigenti dell’Agenzia Generale; – membri degli organi sociali dell’Agenzia Generale e/o l’Agente Generale; – terzi (ad esempio: fornitori, consulenti, collaboratori), la cui condotta attiva od omissiva possa determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine all’Agenzia Generale. 1.3. Le forme di tutela del segnalante e del segnalato Obbligo di riservatezza Ai sensi dell’art. 12 del D. Lgs n. 24/2023 l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Allo stesso modo è tutelata l’identità delle persone coinvolte e menzionate nelle segnalazioni fino alla conclusione dei procedimenti avviati a seguito delle segnalazioni stesse. Per identità si intende non solo il nominativo della persona, ma anche qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità. Pertanto, l’intera procedura di gestione della segnalazione ricevuta attraverso il canale interno di segnalazione avviene in modalità riservata, in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza. In particolare, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni raccolte, l’accesso ai dati sarà consentito esclusivamente al gestore delle segnalazioni, regolarmente nominato con delibera sopra indicata, Avv. Antonella Panetta, soggetto competente e debitamente autorizzato al trattamento dei dati personali ai sensi della vigente normativa. Nel caso la segnalazione pervenga a persone diverse dal gestore interno, le persone riceventi la segnalazione adotteranno tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza del segnalante, delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e della eventuale documentazione allegata e trasmetteranno la segnalazione erroneamente ricevuta nelle modalità e nei termini indicati nel successivo paragrafo 3.1. La conservazione dei dati avverrà a norma di legge e per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali azioni avviate a seguito della segnalazione. Successivamente, tali dati saranno distrutti. In ogni caso, la conservazione dei dati non potrà superare il termine dei cinque anni dalla data in cui viene comunicato al segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione. Conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023, nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del Codice 5 di Procedura Penale. Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’Agente Generale contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti ad essa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della sua identità. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, l’Agente Generale non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità. In tale caso, il gestore interno provvederà quindi ad acquisire tale consenso presso il segnalante, attraverso richiesta di sottoscrizione del suddetto consenso. Nei seguenti casi, invece, non si è tenuti a tutelare la riservatezza della identità della persona segnalante: • la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato (c.d. “segnalazione in mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge; • nella segnalazione vengano rivelati fatti e/o circostanze tali che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di terrorismo, spionaggio). I dati personali di segnalanti e/o denuncianti sono trattati in conformità alla normativa nazionale ed europea in materia di tutela dei dati personali (in particolare, Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali, D. Lgs. n. 196/2003 e ss.mm.ii., adeguato alle disposizioni del Regolamento D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, e D.Lgs. n. 51/2018 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché’ alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consigli”) per quanto applicabile. A tal fine, viene consegnata ai soggetti interessati apposita informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 GDPR 2016/679. 1.4. Le forme di tutela del segnalante e del segnalato Protezioni da eventuali ritorsioni L’Agente Generale garantisce la protezione da qualsiasi atto di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretto o indiretto, nei confronti della persona segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Per “atto di ritorsione” deve intendersi qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo 6 tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità Giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. Le condotte di natura ritorsiva sono esemplificate all’art. 17, comma 4 del D. Lgs. n. 24/2023. L’assenza di natura ritorsiva dei comportamenti, atti o omissioni previsti dall’art. 17 del D. Lgs n. 24/2023 nei confronti del segnalante deve essere provata da colui che li ha posti in essere; salvo prova contraria, si presume che gli stessi siano conseguenza della segnalazione. I divieti di ritorsione e le misure di protezione previste per il whistleblower si applicano anche: – al facilitatore; – alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado; – ai colleghi di lavoro della persona segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; – agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone; – in caso di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata. 2. IL PERIMETRO OGGETTIVO 2.1. Il contenuto della segnalazione Sono oggetto di segnalazione le informazioni sulle violazioni (compresi i fondati sospetti) di normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Agenzia Generale, commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’Agenzia Generale con cui la persona segnalante intrattiene uno dei rapporti giuridici indicati al punto 1.1. Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, le segnalazioni possono riguardare: – illeciti amministrativi, contabili, civili1 e/o penali; – condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/01 nonché violazioni del Modello 231 e degli altri Protocolli Aziendali; – illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; protezione dei consumatori; protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi. Non possono essere oggetto di segnalazione: 1 Ad esempio, può costituire illecito civile, la violazione delle norme in materia di tutela dei lavoratori; una condotta non coerente con i doveri etici in capo al personale dipendente; l’utilizzo improprio dei beni aziendali; l’attività illecita e/o fraudolenta in danno della clientela o del patrimonio aziendale in genere. 7 – contestazioni e/o rivendicazioni di lavoro contro superiori gerarchici, legate ad un interesse di carattere personale del segnalante; – violazioni già disciplinate nelle direttive e regolamenti dell’Unione Europea e/o nelle disposizioni attuative nazionali che già garantiscono apposite procedure di segnalazione; – violazioni in materia di sicurezza nazionale e in materia di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale; – le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico o, ancora, le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio). Le segnalazioni devono essere rese in coscienza e buona fede. È ammessa la segnalazione in forma anonima. 2.2. La segnalazione anonima La segnalazione da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante è considerata anonima. La segnalazione anonima è oggetto di valutazione in termini di ammissibilità e fondatezza secondo quanto previsto dal presente paragrafo. Le segnalazioni anonime sono equiparate alle segnalazioni ordinarie quando le stesse siano adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari (con l’indicazione di nominativi, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.). Il gestore della segnalazione valuta la segnalazione anonima e assume le iniziative ritenute opportune per l’eventuale seguito di competenza ovvero procede all’archiviazione della stessa. Stante l’anonimato non sono applicabili al segnalante le misure di protezione di cui ai paragrafi 1.2 e 1.3. Nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e comunica all’ANAC di aver subito ritorsioni, si applicano le misure di protezione per le ritorsioni previste dall’art. 16, comma 4, del D. Lgs. 24/2023, per la tutela dalle ritorsioni. Le segnalazioni anonime ricevute dal gestore della segnalazione sono registrate e conservate con la relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni, rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi all’ ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima. 3. I CANALI DI SEGNALAZIONE PREVISTI DAL D. LGS. N. 24/2023 3.1. Il canale di segnalazione interna La persona segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni indicate al paragrafo 2 che precede, può effettuare una segnalazione interna utilizzando i canali di seguito riportati: 8 – “Portale Segnalazioni – Whistleblowing”, accessibile dal sito internet https://whistleblowing.mrstudiolegale.it/#/ cliccando su CANALE 49; – Posta tradizionale, inviando segnalazione scritta all’indirizzo: Avv. Antonella Panetta c/o Studio Legale M&R – Via Reno 30 – Roma 00198 (solo in caso di indisponibilità del “Portale Segnalazioni Whistleblowing”); In caso di utilizzo del canale analogico tradizionale, conformemente a quanto previsto nelle linee guida Anac, la persona segnalante dovrà aver cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse: la prima, contenente i suoi dati identificativi, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda, contenente la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della segnalazione. Le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale. Per le segnalazioni in forma orale, la persona segnalante può richiedere un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni. La persona segnalante dovrà fornire ogni elemento utile per consentire le verifiche e gli accertamenti necessari a valutare la fondatezza e l’oggettività dei fatti segnalati, indicando i riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo), ogni informazione e/o prova, anche documentale, che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato; generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato; generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione. L’Agenzia Generale, per il tramite del proprio gestore delle segnalazioni, si impegna ad analizzare le segnalazioni ricevute nella lingua italiana. Chiunque riceva una segnalazione al di fuori dei canali istituiti provvede a trasmetterla (in originale e con gli eventuali allegati) nel più breve tempo possibile e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, al gestore delle segnalazioni, nel rispetto dei criteri di massima riservatezza, anche in conformità con le normative in materia di protezione dei dati e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità delle persone coinvolte, all’indirizzo Avv. Antonella Panetta c/o Studio Legale M&R – Via Reno 30 – Roma 00198 nel caso di ricevimento di segnalazione cartacea o via mail a.panetta@mrstudiolegale.it. 3.2.Il canale di segnalazione esterna La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni: a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto e stabilito dall’art. 4 del D. Lgs. n. 24/2023; b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di 9 ritorsione; d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. L’ANAC è il soggetto competente a gestire il canale di segnalazione esterno che deve garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La segnalazione dovrà essere fatta accedendo alla piattaforma disponibile sul sito istituzionale dell’ANAC, accedendo al servizio dedicato al “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing). 3.3. La divulgazione pubblica Il D. Lgs. n. 24/2023 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione pubblica, con la quale le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D. Lgs. n. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni: a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dai paragrafi 3.1 e 3.2 e non è stato fornito riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni; b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. 4. IL PROCESSO DI RICEZIONE E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI PERVENUTE TRAMITE IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO La gestione del canale interno di segnalazione è affidata all’Avv. Antonella Panetta, soggetto dotato dei requisiti di autonomia, imparzialità e indipendenza, requisiti che l’ANAC ritiene indispensabili e necessari ai fini della gestione del canale di segnalazione. Il gestore del canale interno di segnalazione è deputato a svolgere le attività inerenti al processo di gestione delle segnalazioni. Il procedimento di gestione delle segnalazioni si articola nelle seguenti fasi: a) ricezione e protocollazione delle segnalazioni e attività preistruttoria; 10 b) verifica dei contenuti della segnalazione e attività istruttoria; c) trasmissione della segnalazione al soggetto competente. Con riferimento alla fase sub a) il gestore della segnalazione compie le seguenti attività: – rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. Nel computo di tale termine non si considerano i giorni festivi e di chiusura aziendale; – mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario, chiarimenti e integrazioni, anche documentali; – archivia la segnalazione qualora la stessa risulti infondata “ictu oculi”, ovvero troppo generica e/o priva degli elementi necessari ad avviare qualsiasi approfondimento. Con riferimento alla fase sub b) il gestore della segnalazione compie le seguenti attività: – in relazione all’oggetto della segnalazione, identifica le ulteriori funzioni aziendali da coinvolgere per lo svolgimento delle ulteriori verifiche; – valuta le ulteriori azioni da compiere, richiedendo, se del caso, l’intervento di soggetti terzi esterni preposti alle indagini e accertamenti che non possono essere svolti in ambito aziendale; – verifica la presenza di interessi personali del segnalante ovvero di altri soggetti in rapporto con quest’ultimo. Con riferimento alla fase sub c) il gestore della segnalazione compie le seguenti attività: – predispone un report contenente le risultanze emerse dall’attività istruttoria; – nel caso in cui la segnalazione non sia ritenuta manifestamente infondata, identifica, con propria valutazione, anche tenendo conto di quanto emerso in conseguenza dell’intervento di soggetti terzi esterni, i soggetti ai quali inoltrare la segnalazione medesima in relazione ai profili di illiceità riscontrati e ai contenuti della segnalazione, individuando il destinatario o i destinatari del report tra i seguenti soggetti e rimettendo agli stessi i provvedimenti decisionali opportuni e susseguenti alla segnalazione, ognuno secondo le proprie competenze: a) Amministratore/i e/o legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia Generale e/o Agente Generale; b) enti o istituzioni esterne; – in ogni caso, il gestore della segnalazione provvede a comunicare l’esito della propria valutazione all’Amministratore/i legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia Generale e/o all’Agente Generale, per le ulteriori eventuali azioni che si rendano necessarie a tutela dell’Agenzia, ad eccezione dei casi in cui le segnalazioni riguardino l’Amministratore/i legale/i rappresentante/i dell’Agenzia o l’Agente Generale; – qualora il gestore della segnalazione ravvisi che la segnalazione sia intenzionalmente diffamatoria ovvero si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, lo comunica all’Amministratore/i e/o legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia Generale e/o all’Agente Generale che valuta la responsabilità, sotto il profilo disciplinare, del soggetto segnalante. Ai sensi dell’art. 5, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 24/2023, il gestore della segnalazione deve, a prescindere dalla conclusione o meno delle fasi in cui si articola il procedimento di gestione della 11 segnalazione, fornire un riscontro, anche interlocutorio, al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. Qualora il gestore della segnalazione intenda procedere alla archiviazione della segnalazione, dovrà parimenti fornire riscontro al segnalante entro lo stesso termine e motivare la propria scelta di procedere all’archiviazione della segnalazione. Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, il gestore della segnalazione, al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo, assicura la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività di ricezione, istruttoria e valutazione, nonché la conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni e le relative attività di verifica. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. Il gestore della segnalazione raccoglie, annualmente ed in forma anonima, i dati relativi alle segnalazioni e allo stato dei procedimenti di gestione delle segnalazioni medesime (es. numero di segnalazioni ricevute, tipologie di illeciti segnalati, ruoli e funzioni degli incolpati, tempi di definizione del procedimento disciplinare, etc.) pervenute in corso d’anno, al fine di identificare le aree di criticità dell’Agenzia Generale sulle quali risulti necessario intervenire in termini di miglioramento e/o implementazione del sistema di controllo interno. 5. PRIVACY Ai sensi della vigente normativa in materia di privacy il titolare del trattamento dei dati personali acquisiti nella gestione delle segnalazioni è individuato nell’Agente Generale. La documentazione relativa alle segnalazioni è confidenziale e pertanto il titolare adotta le opportune misure di sicurezza atte a garantire una appropriata gestione e archiviazione della documentazione assicurando inoltre l’accesso alle informazioni ivi contenute “esclusivamente ai soggetti che abbiano necessità di conoscerle per lo svolgimento dell’attività lavorativa, in ragione delle responsabilità attribuite e in relazione al ruolo/posizione organizzativa ricoperta nell’Impresa (principio del need-to-know)”. I dati personali dei segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione delle segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dall’attuale Normativa privacy, nonché nella misura necessaria e per il periodo strettamente necessario per le finalità previste dalla stessa. 6. DISPOSIZIONI FINALI La procedura e le disposizioni individuate nel presente atto potranno essere sottoposti a eventuale revisione qualora necessario. 12 7. CLAUSOLA DI RINVIO Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente atto si rimanda al D.lgs. n. 24/2023, alle indicazioni fornite da ANAC e alla normativa vigente.