1. Premessa
Il presente atto organizzativo stabilisce e regola le modalità operative con cui l’Agenzia Generale dà
attuazione alle previsioni di cui al D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 (intitolato “Attuazione della direttiva
(UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio riguardante la protezione delle persone che
segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone
che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”) in materia di “whistleblowing”,
conformemente a quanto previsto dalle linee guida ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) approvate
con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.
In particolare, il presente atto organizzativo ha la finalità di descrivere e disciplinare:
1. I soggetti segnalanti e le forme di tutela nei confronti degli stessi e degli altri soggetti coinvolti;
2. Il perimetro oggettivo e il contenuto della segnalazione;
3. I canali previsti dal D. Lgs. n. 24/2023 e messi a disposizione del whistleblower per la denuncia
di presunte anomalie o violazioni (comportamenti, atti od omissioni), anche solo potenziali, di
disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono gli interessi pubblici o
l’integrità dell’Agenzia Generale, commesse da dipendenti, dirigenti, membri degli organi sociali
o terzi e di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo;
4. Il processo interno di ricezione e di gestione della segnalazione effettuate dai whistleblower
approntato dall’Agenzia Generale.
Il presente atto organizzativo si applica a Fenice snc di Bruzio Luigi Francesco e De Marco Dario,
Agenzia Generale di Generali Italia di Cosenza Piazza dei Bruzi.
Il documento è approvato con determina dell’Agente Generale, al fine di garantirne la massima
diffusione, viene inviato ai suoi dipendenti e collaboratori ed affisso in luogo accessibile a tutti e pubblicato
sul sito internet aziendale.
L’Agenzia Generale, inoltre, intende promuovere opportune attività di formazione del proprio
personale dipendente e autonomo, per assicurare la consapevolezza e la corretta interpretazione del
procedimento di segnalazione adottato.
1.1 AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO
1.2 I soggetti segnalanti (“whistleblower”)
Ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023, il sistema di segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:
– lavoratori dipendenti (qualunque tipologia contrattuale) dell’Agenzia Generale e coloro che
operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale,
anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato;
– lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività
presso l’Agenzia Generale (es. subagenti o produttori);
– volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Agenzia
Generale;
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– persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche
qualora tali funzioni siano esercitate, in via di mero fatto, presso l’Agenzia Generale;
– soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con l’Agenzia Generale (ad esempio clienti,
fornitori, consulenti).
Le segnalazioni possono riguardare i seguenti soggetti:
– dipendenti e/o dirigenti dell’Agenzia Generale;
– membri degli organi sociali dell’Agenzia Generale e/o l’Agente Generale;
– terzi (ad esempio: fornitori, consulenti, collaboratori), la cui condotta attiva od omissiva possa
determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine
all’Agenzia Generale.
1.3. Le forme di tutela del segnalante e del segnalato
Obbligo di riservatezza
Ai sensi dell’art. 12 del D. Lgs n. 24/2023 l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il
consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a
dare seguito alle segnalazioni.
Allo stesso modo è tutelata l’identità delle persone coinvolte e menzionate nelle segnalazioni fino alla
conclusione dei procedimenti avviati a seguito delle segnalazioni stesse. Per identità si intende non solo il
nominativo della persona, ma anche qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o
indirettamente, tale identità.
Pertanto, l’intera procedura di gestione della segnalazione ricevuta attraverso il canale interno di
segnalazione avviene in modalità riservata, in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza.
In particolare, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni raccolte, l’accesso ai dati
sarà consentito esclusivamente al gestore delle segnalazioni, regolarmente nominato con delibera sopra
indicata, Avv. Antonella Panetta, soggetto competente e debitamente autorizzato al trattamento dei dati
personali ai sensi della vigente normativa.
Nel caso la segnalazione pervenga a persone diverse dal gestore interno, le persone riceventi la
segnalazione adotteranno tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza del segnalante, delle persone
coinvolte o menzionate nella segnalazione e della eventuale documentazione allegata e trasmetteranno la
segnalazione erroneamente ricevuta nelle modalità e nei termini indicati nel successivo paragrafo 3.1.
La conservazione dei dati avverrà a norma di legge e per il tempo necessario all’accertamento della
fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti conseguenti e/o all’esaurirsi di
eventuali azioni avviate a seguito della segnalazione. Successivamente, tali dati saranno distrutti. In ogni
caso, la conservazione dei dati non potrà superare il termine dei cinque anni dalla data in cui viene
comunicato al segnalante l’esito finale della procedura di segnalazione.
Conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023, nell’ambito del procedimento
penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del Codice
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di Procedura Penale.
Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dall’Agente Generale contro il presunto autore
della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito
disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti ad
essa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità
della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini
del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della
sua identità. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato
contestato l’addebito disciplinare, l’Agente Generale non potrà procedere con il procedimento disciplinare
se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità. In tale caso, il gestore
interno provvederà quindi ad acquisire tale consenso presso il segnalante, attraverso richiesta di
sottoscrizione del suddetto consenso.
Nei seguenti casi, invece, non si è tenuti a tutelare la riservatezza della identità della persona
segnalante:
• la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato (c.d.
“segnalazione in mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione
ai sensi di legge;
• nella segnalazione vengano rivelati fatti e/o circostanze tali che, seppur estranei alla sfera
aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’Autorità Giudiziaria (ad es. reati di
terrorismo, spionaggio).
I dati personali di segnalanti e/o denuncianti sono trattati in conformità alla normativa nazionale ed
europea in materia di tutela dei dati personali (in particolare, Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione
dei dati personali, D. Lgs. n. 196/2003 e ss.mm.ii., adeguato alle disposizioni del Regolamento D.lgs. 10
agosto 2018, n. 101, e D.Lgs. n. 51/2018 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento
europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al
trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine,
accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché’ alla libera circolazione di
tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consigli”) per quanto applicabile.
A tal fine, viene consegnata ai soggetti interessati apposita informativa sul trattamento dei dati
personali ai sensi dell’art. 13 GDPR 2016/679.
1.4. Le forme di tutela del segnalante e del segnalato
Protezioni da eventuali ritorsioni
L’Agente Generale garantisce la protezione da qualsiasi atto di ritorsione, discriminazione o
penalizzazione, diretto o indiretto, nei confronti della persona segnalante per motivi collegati, direttamente
o indirettamente, alla segnalazione.
Per “atto di ritorsione” deve intendersi qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo
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tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità Giudiziaria o
contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona
che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. Le condotte di natura ritorsiva sono
esemplificate all’art. 17, comma 4 del D. Lgs. n. 24/2023.
L’assenza di natura ritorsiva dei comportamenti, atti o omissioni previsti dall’art. 17 del D. Lgs n.
24/2023 nei confronti del segnalante deve essere provata da colui che li ha posti in essere; salvo prova
contraria, si presume che gli stessi siano conseguenza della segnalazione.
I divieti di ritorsione e le misure di protezione previste per il whistleblower si applicano anche:
– al facilitatore;
– alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate ad essa
da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
– ai colleghi di lavoro della persona segnalante, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo
della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
– agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché
agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone;
– in caso di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata.
2. IL PERIMETRO OGGETTIVO
2.1. Il contenuto della segnalazione
Sono oggetto di segnalazione le informazioni sulle violazioni (compresi i fondati sospetti) di
normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Agenzia
Generale, commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’Agenzia Generale con cui la persona segnalante
intrattiene uno dei rapporti giuridici indicati al punto 1.1.
Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il
whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.
A titolo esemplificativo ma non esaustivo, le segnalazioni possono riguardare:
– illeciti amministrativi, contabili, civili1
e/o penali;
– condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/01 nonché violazioni del Modello 231 e degli
altri Protocolli Aziendali;
– illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi
ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del
riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; protezione
dei consumatori; protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
Non possono essere oggetto di segnalazione:
1 Ad esempio, può costituire illecito civile, la violazione delle norme in materia di tutela dei lavoratori; una condotta non coerente con i doveri etici
in capo al personale dipendente; l’utilizzo improprio dei beni aziendali; l’attività illecita e/o fraudolenta in danno della clientela o del patrimonio
aziendale in genere.
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– contestazioni e/o rivendicazioni di lavoro contro superiori gerarchici, legate ad un interesse di
carattere personale del segnalante;
– violazioni già disciplinate nelle direttive e regolamenti dell’Unione Europea e/o nelle disposizioni
attuative nazionali che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
– violazioni in materia di sicurezza nazionale e in materia di appalti relativi ad aspetti di difesa o di
sicurezza nazionale;
– le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio
pubblico o, ancora, le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente
attendibili (c.d. voci di corridoio).
Le segnalazioni devono essere rese in coscienza e buona fede.
È ammessa la segnalazione in forma anonima.
2.2. La segnalazione anonima
La segnalazione da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante è considerata anonima.
La segnalazione anonima è oggetto di valutazione in termini di ammissibilità e fondatezza secondo
quanto previsto dal presente paragrafo.
Le segnalazioni anonime sono equiparate alle segnalazioni ordinarie quando le stesse siano
adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari (con l’indicazione di nominativi, menzione di
uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).
Il gestore della segnalazione valuta la segnalazione anonima e assume le iniziative ritenute opportune
per l’eventuale seguito di competenza ovvero procede all’archiviazione della stessa.
Stante l’anonimato non sono applicabili al segnalante le misure di protezione di cui ai paragrafi 1.2 e 1.3.
Nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica
anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e comunica all’ANAC di aver subito
ritorsioni, si applicano le misure di protezione per le ritorsioni previste dall’art. 16, comma 4, del D. Lgs.
24/2023, per la tutela dalle ritorsioni.
Le segnalazioni anonime ricevute dal gestore della segnalazione sono registrate e conservate con la
relativa documentazione non oltre cinque anni decorrenti dalla data di ricezione di tali segnalazioni,
rendendo così possibile rintracciarle, nel caso in cui il segnalante, o chi abbia sporto denuncia, comunichi
all’ ANAC di aver subito misure ritorsive a causa di quella segnalazione o denuncia anonima.
3. I CANALI DI SEGNALAZIONE PREVISTI DAL D. LGS. N. 24/2023
3.1. Il canale di segnalazione interna
La persona segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi
una delle violazioni indicate al paragrafo 2 che precede, può effettuare una segnalazione interna utilizzando
i canali di seguito riportati:
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– “Portale Segnalazioni – Whistleblowing”, accessibile dal sito internet
https://whistleblowing.mrstudiolegale.it/#/ cliccando su CANALE 49;
– Posta tradizionale, inviando segnalazione scritta all’indirizzo: Avv. Antonella Panetta c/o Studio
Legale M&R – Via Reno 30 – Roma 00198 (solo in caso di indisponibilità del “Portale Segnalazioni
Whistleblowing”);
In caso di utilizzo del canale analogico tradizionale, conformemente a quanto previsto nelle linee
guida Anac, la persona segnalante dovrà aver cura di inserire la segnalazione in due buste chiuse: la prima,
contenente i suoi dati identificativi, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda,
contenente la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata”
al gestore della segnalazione.
Le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale. Per le segnalazioni
in forma orale, la persona segnalante può richiedere un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni.
La persona segnalante dovrà fornire ogni elemento utile per consentire le verifiche e gli
accertamenti necessari a valutare la fondatezza e l’oggettività dei fatti segnalati, indicando i riferimenti sullo
svolgimento dei fatti (es. data, luogo), ogni informazione e/o prova, anche documentale, che possa fornire
un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato; generalità o altri elementi che consentano di
identificare chi ha commesso quanto dichiarato; generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui
fatti oggetto di segnalazione.
L’Agenzia Generale, per il tramite del proprio gestore delle segnalazioni, si impegna ad analizzare
le segnalazioni ricevute nella lingua italiana.
Chiunque riceva una segnalazione al di fuori dei canali istituiti provvede a trasmetterla (in originale e
con gli eventuali allegati) nel più breve tempo possibile e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, al
gestore delle segnalazioni, nel rispetto dei criteri di massima riservatezza, anche in conformità con le
normative in materia di protezione dei dati e con modalità idonee a tutelare il segnalante e l’identità delle
persone coinvolte, all’indirizzo Avv. Antonella Panetta c/o Studio Legale M&R – Via Reno 30 – Roma
00198 nel caso di ricevimento di segnalazione cartacea o via mail a.panetta@mrstudiolegale.it.
3.2.Il canale di segnalazione esterna
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua
presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di
segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme
a quanto previsto e stabilito dall’art. 4 del D. Lgs. n. 24/2023;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla
stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di
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ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse.
L’ANAC è il soggetto competente a gestire il canale di segnalazione esterno che deve garantire, anche
tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della
persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione
e della relativa documentazione.
La segnalazione dovrà essere fatta accedendo alla piattaforma disponibile sul sito istituzionale
dell’ANAC, accedendo al servizio dedicato al “whistleblowing” (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).
3.3. La divulgazione pubblica
Il D. Lgs. n. 24/2023 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione
pubblica, con la quale le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o
comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D.
Lgs. n. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha
effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dai paragrafi 3.1
e 3.2 e non è stato fornito riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle
segnalazioni;
b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse;
c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il
rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso
concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore
che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella
violazione stessa.
4. IL PROCESSO DI RICEZIONE E GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
PERVENUTE TRAMITE IL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO
La gestione del canale interno di segnalazione è affidata all’Avv. Antonella Panetta, soggetto dotato dei
requisiti di autonomia, imparzialità e indipendenza, requisiti che l’ANAC ritiene indispensabili e necessari
ai fini della gestione del canale di segnalazione.
Il gestore del canale interno di segnalazione è deputato a svolgere le attività inerenti al processo di
gestione delle segnalazioni.
Il procedimento di gestione delle segnalazioni si articola nelle seguenti fasi:
a) ricezione e protocollazione delle segnalazioni e attività preistruttoria;
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b) verifica dei contenuti della segnalazione e attività istruttoria;
c) trasmissione della segnalazione al soggetto competente.
Con riferimento alla fase sub a) il gestore della segnalazione compie le seguenti attività:
– rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data
di ricezione. Nel computo di tale termine non si considerano i giorni festivi e di chiusura aziendale;
– mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario,
chiarimenti e integrazioni, anche documentali;
– archivia la segnalazione qualora la stessa risulti infondata “ictu oculi”, ovvero troppo generica e/o
priva degli elementi necessari ad avviare qualsiasi approfondimento.
Con riferimento alla fase sub b) il gestore della segnalazione compie le seguenti attività:
– in relazione all’oggetto della segnalazione, identifica le ulteriori funzioni aziendali da coinvolgere
per lo svolgimento delle ulteriori verifiche;
– valuta le ulteriori azioni da compiere, richiedendo, se del caso, l’intervento di soggetti terzi esterni
preposti alle indagini e accertamenti che non possono essere svolti in ambito aziendale;
– verifica la presenza di interessi personali del segnalante ovvero di altri soggetti in rapporto con
quest’ultimo.
Con riferimento alla fase sub c) il gestore della segnalazione compie le seguenti attività:
– predispone un report contenente le risultanze emerse dall’attività istruttoria;
– nel caso in cui la segnalazione non sia ritenuta manifestamente infondata, identifica, con propria
valutazione, anche tenendo conto di quanto emerso in conseguenza dell’intervento di soggetti terzi
esterni, i soggetti ai quali inoltrare la segnalazione medesima in relazione ai profili di illiceità
riscontrati e ai contenuti della segnalazione, individuando il destinatario o i destinatari del report tra
i seguenti soggetti e rimettendo agli stessi i provvedimenti decisionali opportuni e susseguenti alla
segnalazione, ognuno secondo le proprie competenze: a) Amministratore/i e/o legale/i
rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia Generale e/o Agente Generale; b) enti o istituzioni
esterne;
– in ogni caso, il gestore della segnalazione provvede a comunicare l’esito della propria valutazione
all’Amministratore/i legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia Generale e/o all’Agente
Generale, per le ulteriori eventuali azioni che si rendano necessarie a tutela dell’Agenzia, ad
eccezione dei casi in cui le segnalazioni riguardino l’Amministratore/i legale/i rappresentante/i
dell’Agenzia o l’Agente Generale;
– qualora il gestore della segnalazione ravvisi che la segnalazione sia intenzionalmente diffamatoria
ovvero si riveli infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, lo comunica all’Amministratore/i
e/o legale/i rappresentante/i pro tempore dell’Agenzia Generale e/o all’Agente Generale che valuta
la responsabilità, sotto il profilo disciplinare, del soggetto segnalante.
Ai sensi dell’art. 5, comma 1, lett. d) del D. Lgs. n. 24/2023, il gestore della segnalazione deve, a
prescindere dalla conclusione o meno delle fasi in cui si articola il procedimento di gestione della
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segnalazione, fornire un riscontro, anche interlocutorio, al segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso
di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla
presentazione della segnalazione.
Qualora il gestore della segnalazione intenda procedere alla archiviazione della segnalazione, dovrà
parimenti fornire riscontro al segnalante entro lo stesso termine e motivare la propria scelta di procedere
all’archiviazione della segnalazione.
Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, il gestore della segnalazione, al fine di garantire la
ricostruzione delle diverse fasi del processo, assicura la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività
di ricezione, istruttoria e valutazione, nonché la conservazione della documentazione inerente alle
segnalazioni e le relative attività di verifica. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate
per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere
dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Il gestore della segnalazione raccoglie, annualmente ed in forma anonima, i dati relativi alle segnalazioni
e allo stato dei procedimenti di gestione delle segnalazioni medesime (es. numero di segnalazioni ricevute,
tipologie di illeciti segnalati, ruoli e funzioni degli incolpati, tempi di definizione del procedimento
disciplinare, etc.) pervenute in corso d’anno, al fine di identificare le aree di criticità dell’Agenzia Generale
sulle quali risulti necessario intervenire in termini di miglioramento e/o implementazione del sistema di
controllo interno.
5. PRIVACY
Ai sensi della vigente normativa in materia di privacy il titolare del trattamento dei dati personali
acquisiti nella gestione delle segnalazioni è individuato nell’Agente Generale.
La documentazione relativa alle segnalazioni è confidenziale e pertanto il titolare adotta le opportune
misure di sicurezza atte a garantire una appropriata gestione e archiviazione della documentazione
assicurando inoltre l’accesso alle informazioni ivi contenute “esclusivamente ai soggetti che abbiano
necessità di conoscerle per lo svolgimento dell’attività lavorativa, in ragione delle responsabilità attribuite e
in relazione al ruolo/posizione organizzativa ricoperta nell’Impresa (principio del need-to-know)”.
I dati personali dei segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della
gestione delle segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dall’attuale Normativa
privacy, nonché nella misura necessaria e per il periodo strettamente necessario per le finalità previste dalla
stessa.
6. DISPOSIZIONI FINALI
La procedura e le disposizioni individuate nel presente atto potranno essere sottoposti a eventuale
revisione qualora necessario.
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7. CLAUSOLA DI RINVIO
Per tutto quanto non espressamente previsto nel presente atto si rimanda al D.lgs. n. 24/2023, alle
indicazioni fornite da ANAC e alla normativa vigente.
